رزومه نویسی

نمونه رزومه مسئول دفتر؛ نکات و دانلود قالب آماده

مسئول دفتر، نقشی حیاتی در سازمان دارد. این شغل در حفظ فعالیت تیم‌ها، اداره شرکت و مدیریت فعالیت‌هایی چون رزرو سالن جلسات، هماهنگی و برگزاری جلسات، رسیدگی به  مراجعان و نگهداری اسناد و مدارک، نقش مهمی دارد. نقش مسئول دفتر به سایر افراد تیم کمک می‌کند تا بدون نگرانی و دغدغه درباره این فعالیت‌ها، به وظایف تخصصی خود بپردازند.

رزومه مسئول دفتر


شما به عنوان یک مسئول دفتر، وظایف متعددی را برعهده خواهید داشت و با افراد متفاوتی در سطوح سازمانی مختلف در ارتباط خواهید بود. اگر به تازگی از دانشگاه فارغ‌التحصیل شده‌اید و می‌خواهید برای اولین بار شغلی را برعهده بگیرید تا مهارت‌های متنوعی را تجربه کنید، شغل مسئول دفتر می‌تواند انتخاب مناسبی برای شما باشد.
در این شغل با افراد مختلفی معاشرت خواهید کرد، مهارت‌های متنوع اداری را یاد خواهید گرفت و می‌توانید شغلی پویا را تجربه کنید تا فرصت‌های رشد و پیشرفت را برای خود رقم بزنید.
در ادامه همراه ما باشید تا ببینیم شرح شغل این موقعیت چیست و چگونه باید برای شغل مسئول دفتر رزومه آماده کنید.

شرح وظایف مسئول دفتر کدام است؟

همان طور که گفتیم یک مسئول دفتر وظایف متعددی را برعهده دارد و با توجه به شرایط هر سازمان ممکن است که شرح شغلی آن، کمی متفاوت باشد. اما به‌طور کلی شرح وظایف مسئول دفتر عبارت است از:

  • پشتیبانی اداری
  • برنامه‌ریزی فعالیت‌ها و ثبت قرارهای ملاقات
  • خدمات مشتری
  • نوشتن نامه‌های اداری و رسیدگی به آن‌ها
  • مدیریت برخی موارد مالی و هزینه‌های روزانه
  • نگهداری اسناد و مدارک
  • هماهنگی و برگزاری جلسات
  • مدیریت دفتر
  • رسیدگی به مراجعان
  • برقراری ارتباط با مشتریان
  • برقراری ارتباط با کارمندان در سایر سطوح سازمانی
  • و بسیاری فعالیت‌های مرتبط دیگر

چگونه برای برعهده گرفتن شغل مسئول دفتر رزومه بنویسیم؟

۱. درباره تجربه‌های خود صادق باشید.

معمولا مهارت‌های اداری موردنیاز در همه سازمان‌ها یکسان است، اما لزوما به این معنا نیست که یک مسئول دفتر در سازمانی، می‌تواند همین شغل را در سازمان دیگری هم برعهده بگیرد.
استخدام‌کنندگان علاوه بر اینکه به تجربیات کاری شما توجه خواهند کرد، معمولا دوست دارند که جزییات بیشتری درباره شغل قبلی شما بدانند. برای مثال:

انواع صنایعی که در آن‌ها کار کرده‌اید مثل صنعت داروسازی یا صنعت آی‌تی.
اندازه شرکت یا سازمانی که در آن کار کرده‌اید. برای مثال دفتر شما ۲۰ کارمند داشته است یا ۲۰۰ کارمند؟
دپارتمانی که مسئولیت دفتر آن را برعهده داشته‌اید. برای مثال مسئول دفتر بخش منابع انسانی بوده‌اید یا بخش فروش و بازاریابی؟

به همین دلیل سعی کنید که نسبت به تجربیات کاری گذشته خود صادق باشید و آن‌ها را با جزئیات لازم در رزومه خود بیان کنید.

۲.  نکات مهم رزومه خود را با جزئیات و آمار بیان کنید.

با توجه به اینکه مسئول دفتر، نقشی اساسی در عملکردهای روزانه یک شرکت دارد، ممکن است فکر کنید که شرح وظایف شما بدیهی است و همه نسبت به آن آگاه خواهند بود. اما با این‌ حال باز هم باید تجربیات کاری خود را با جزئیات بیان کنید.

برای مثال شما در آخرین شغل خود، مسئول سفارش ناهار بوده‌اید. می‌توانید تنها در رزومه خود بنویسید «مسئول سفارش ناهار» یا می‌توانید بنویسید «مسئول سفارش روزانه ناهار برای ۱۵ نفر با توجه به محدودیت‌های رژیم غذایی و بودجه ماهانه ۷ میلیون تومان». هر دوی این عبارت‌ها شما را به عنوان یک مسئول سفارش ناهار توصیف می‌کند، اما مورد دوم جزئیات و آمار بیشتری داشته و برای کارفرما و استخدام‌کنندگان جذاب‌تر است.

می‌توانید تیترهای شرح شغلی خود را با کمک فرمول زیر بنویسید:
وظیفه شغلی + جزئیات کار + نتیجه اجرای آن

استفاده از جزئیات و آمار به شما کمک خواهد کرد تا وظایف خود را به‌درستی شرح دهید. اما اگر احساس می‌کنید این کار برایتان آسان نیست، از خودتان سوال‌های زیر را بپرسید و سعی کنید به آن‌ها پاسخ دهید:

کار من روی چند نفر تاثیر می‌گذاشت؟
آیا من کار را در زمان مقرر و با توجه به بودجه معین به پایان رساندم؟
آیا من توانستم در بودجه و زمان شرکت صرفه‌جویی کنم؟
هر چند وقت یکبار این کار را انجام می‌دادم؟

۳. به تخصص و دانش فنی خود توجه ویژه داشته باشید.

آیا شما در تهیه پاورپوینت، حرفه‌ای هستید؟‌ آیا می‌توانید بهترین بلیت هواپیما و هتل را برای مدیر خود رزرو کنید؟ آیا در کار با اکسل، مهارت بالایی دارید؟
تخصص و مهارت‌های خود را در رزومه‌تان پررنگ کنید. هر چقدر بهتر بتوانید تخصص و دانش فنی خود را در رزومه بیان کنید، استخدام‌کنندگان بهتر می‌توانند درباره ارزش و تجربیات شما بدانند و به طور موثرتری در مورد استخدام شما تصمیم‌گیری کنند.

بنابراین از بیان مهارت و تخصص خود در نرم‌افزارهای آفیس تا هماهنگی رویدادها در رزومه خود، چشم‌پوشی نکنید. اگر نمی‌دانید که کدام مهارت‌ها یا تخصص‌های خود را بیان کنید، چند شرح شغلی مسئول دفتر را در آگهی‌های استخدامی بخوانید تا ببینید که چه چیزی بیشتر از همه برای آن‌ها اهمیت دارد. سپس با توجه به آن‌ها و توانمندی‌ها و مهارت‌های خود، رزومه‌تان را ویرایش کنید.

نرم افزار آفیس

چند نکته را در تهیه رزومه مناسب برای شغل مسئول دفتر فراموش نکنید:

۱. رزومه‌‌ای تک‌صفحه‌ای تهیه کرده و آن را بر اساس سلسله مراتب تاریخی بنویسید.

بهترین نوع رزومه، رزومه‌ای است که در یک صفحه و بر اساس تاریخ‌شان، از جدید به قدیم نوشته شود، البته استثنائاتی هم وجود دارد. اما به‌طور کلی استخدام‌کنندگان رزومه‌هایی را که سریع‌تر و آسان‌تر خوانده می‌شود، بهتر بررسی می‌کنند. حقیقت این است که آن‌ها در طول روز، صدها رزومه دریافت می‌کنند و وقت کافی برای خواندن یک رزومه طولانی و پیچیده را ندارند.

۲. رزومه خود را متناسب با تندخوانی تهیه کنید.

سعی کنید رزومه خود را به شکل ساده و آسان تهیه کنید، تا مهم‌ترین و برجسته‌ترین نکات رزومه‌تان به چشم افراد بیاید. برای مثال تقسیم مطالب رزومه به بخش‌های مشخص، خواندن آن را آسان‌تر می‌کند. سعی کنید بخش‌های مختلف رزومه خود را با زیرنویس یا پررنگ کردن فونت جدا کنید. بیشتر رزومه‌ها شامل اطلاعات تماس، تجربیات کاری و مهارت‌ها هستند. ممکن است که بخواهید برای هر کدام از این بخش‌ها، یک خلاصه هم بنویسید.

 ۳. دستاوردهای کلیدی خود را بیان کنید.

اگر این فرصت را داشته‌اید تا در یک پروژه ویژه مثل برگزاری یک رویداد خاص یا راه‌اندازی یک سیستم جدید مشارکت کنید، حتما از آن به عنوان دستاورد کلیدی خود در رزومه‌تان یاد کنید. بیان دستاوردها می‌تواند تخصص و مهارت‌های شما را بهتر توصیف کند.

۴. رزومه خود را بازخوانی کنید.

پیش از ارسال رزومه، حتما چند بار آن را بازخوانی کنید. گاهی کوچک‌ترین اشتباهی در رزومه فرصت استخدام را از شما می‌گیرد. حتی اگر اطمینان دارید که رزومه‌تان هیچ ایرادی ندارد، باز هم زمان بگذارید و دوباره آن را بررسی کنید. حتی می‌توانید از یکی از اعضای خانواده خود یا دوستان و همکارانتان بخواهید تا آن را برای شما بررسی کنند.

آیا اولین بار است که می‌خواهید در سمت مسئول دفتر مشغول به کار شوید؟

اگر اولین بار است که می‌خواهید برای سمت مسئول دفتر رزومه ارسال کنید، باید مهارت‌ها و تخصص‌های خود را به بهترین شکل ممکن در رزومه بیان کنید تا کارفرمایان بهتر بتوانند تناسب شما با این موقعیت شغلی را درک کنند. با رعایت نکات زیر، آن‌ها را وادار کنید تا به رزومه شما با دقت نگاه کنند:

۱. خلاصه رزومه خود را بنویسید.

نوشتن خلاصه رزومه به شما کمک خواهد تا به بهترین شکل ممکن، علت درخواست برای این شغل یا تغییر مسیر شغلی خود را توضیح دهید. هرچقدر مهارت‌ها و تجربه‌هایتان بی‌ارتباط با این موقعیت شغلی باشد، باز هم با نوشتن یک خلاصه می‌توانید آن‌ها را قانع کنید تا شما را استخدام کنند. در خلاصه رزومه خود به مهارت‌های نرم، تجربیات مرتبط و اهدافتان را بنویسید. این خلاصه باید روان و کوتاه نوشته شود، شاید فقط چند جمله.

برای مثال فرض کنید که به تازگی فارغ‌التحصیل شده‌اید و به عنوان یک شغل پاره‌وقت در یک فروشگاه فروشنده بوده‌ و در یک هتل هم کارهای پذیرش مهمانان را انجام می‌دادید. یک نمونه خلاصه رزومه شما می‌تواند به شکل زیر نوشته شود:

«به تازگی فارغ‌التحصیل شده‌ام و دو سال تجربه در مدیریت فایل‌ها، تهیه پیش‌نویس مکاتبات، انجام پژوهش‌های اینترنتی و تعامل با مشتریان در یک فروشگاه و یک هتل را دارم. در این دو سال مهارت‌های روابط عمومی، سازمان‌دهی و توجه به جزئیات را فراگرفته‌ و توانایی انجام چند وظیفه را به صورت همزمان دارم.»

۲. مهارت‌های مرتبط خود را بیان کنید.

مهم نیست که سابقه کاری شما چه باشد، حتما مهارت‌های اداری مناسبی را در خود دیده‌اید که می‌خواهید به عنوان یک مسئول دفتر کار کنید. اینکه در یک فروشگاه کار می‌کردید یا کار داوطلبانه در یک مدرسه داشته‌اید، اهمیتی ندارد؛ چرا که باز هم فرصت این را دارید که برای این شغل اقدام کنید. بدون شک در گذشته وظایف مرتبطی را انجام داده‌اید که حال خود را برای پذیرش نقش مسئول دفتر آماده می‌بینید.

مهارت‌هایی مانند پاسخ دادن به تلفن‌ها،‌ ارسال تبریک به مشتریان، گرفتن سفارش‌ها، برنامه‌ریزی رویدادها، مدیریت پرونده‌ها و تهیه پاورپونیت، همگی از مهارت‌های مرتبطی هستند که می‌توانید در رزومه خود بیان کنید. قبل از اینکه رزومه خود را بنویسید،‌ با توجه به شرح وظایف این نقش، فهرستی از مهارت‌های مرتبط خود تهیه کنید.

۳. یک طرح جایگزین در نظر بگیرید.

در بیان سوابق شغلی در رزومه، اگر سابقه کاری زیادی ندارید و به تازگی از دانشگاه فارغ‌التحصیل شده‌اید، احتمالا باید به دنبال یک طرح جایگزین برای تهیه رزومه خود باشید.

اگر این اولین شغل شما خواهد بود و تجربیات مرتبط بسیاری ندارید، احتمالا رزومه عملکردی برای شما مناسب خواهد بود. در رزومه عملکردی به جای آنکه از شغل‌های گذشته خود صحبت کنید، باید از مهارت‌ها و تخصص‌های خود بگویید، برای مثال مهارت‌های سازماندهی، مدیریت پرونده‌ها و برقراری تماس تلفنی. اگر هم به تازگی از دانشگاه فارغ‌التحصیل شده‌اید، یک رزومه ترکیبی را امتحان کنید. در این رزومه علاوه بر بیان مهارت‌ها و تخصص‌ها، باید از تحصیلات، دوره‌های آموزشی و پروژه‌ها یا کارهای داوطلبانه در دوران دانشجویی خود صحبت کنید.

و در پایان

مسئول دفتر را می‌توان یک ستون مهم در شرکت دانست که وظایف متعدد و مهمی را در طول روز برعهده دارد. بنابراین تجربه‌ها و مهارت‌های شما برای سازمان بسیار ارزشمند و ضروری است.

اگر علاقه‌مند به این شغل هستید و توانایی‌های متناسب با آن را دارید، هم‌اکنون می‌توانید رزومه خود را آماده کنید. بهتر است در تهیه رزومه از مهارت‌ها و تجربیات خود صادقانه و با جزئیات لازم صحبت کنید.
می‌توانید از نمونه زیر برای نوشتن رزومه خود راهنمایی بگیرید. همچنین اگر برای اولین بار است که رزومه می‌نویسید، مقاله «ساخت یک رزومه حرفه‌ای از صفر مطلق تا صد!» را از دست ندهید.

نمونه رزومه مسئول دفتر