مهارت‌ها

مهارت‌های ارتباطی برای موفقیت در محیط کار

در دنیای امروز و با افزایش ساعت‌های حضور در محل کار، نیاز به مهارت‌های ارتباطی و توانایی مدیریت ارتباط‌های کاری به ضرورت تبدیل شده است. فرقی نمی‌کند در چه صنعت یا حرفه‌ای مشغول به کار باشید یا به‌تازگی استخدام شده باشید. همین که شغلی را شروع می‌کنید، وارد شبکه‌های ارتباطی گسترده‌ای می‌شوید که یا شامل همکاران و مدیران مافوق است،‌ یا مشتری و ارباب‌رجوع،‌ یا نامه‌نگاری‌های مکتوب و پیام‌های تلفنی. گاهی نیز همۀ این‌ها را شامل می‌شود. پس مهم است مهارت‌های برقراری ارتباط مؤثر و کاربرد بجای آن‌ها را بدانید و برای بهبود یا آموختن آن دست‌به‌کار شوید.

این مهارت‌های برتر ارتباطی عبارت‌اند از:

گوش‌دادن فعال، ارتباط غیرکلامی، بیان روشن و کوتاه، رفتار دوستانه، اعتمادبه‌نفس، همدلی، پذیرش، احترام، بازخورد، انتخاب رسانه‌ی مناسب.

گوش‌دادن فعال

گوش‌دادن فعال یعنی توجه دقیق و کامل به گوینده و همراهی به‌وقت و به‌اندازه با او. مهارت گوش‌دادن فعال به شما کمک می‌کند بهتر متوجه صحبت‌های طرف مقابل شوید و واکنش مناسبی نشان دهید. همچنین اگر موضوع به‌گونه‌ای است که به راه‌حل نیاز دارد، پرسیدن سؤال‌های مناسب کمک میکند به راه‌حل بهتری برسید. برای تقویت این مهارت، بهتر است عوامل حواس‌پرتی را دور کنید، مثل تلفن همراه یا انتخاب مکان‌های شلوغ برای صحبت‌کردن و به لحن و طرز بیان گوینده توجه بیشتری کنید. به‌این‌ترتیب،‌ هم بهتر روی گفته‌های طرف مقابل تمرکز می‌کنید و هم به او احترام می‌گذارید.

ارتباط غیرکلامی

گاهی رفتارها و به‌اصطلاح زبان بدن، هنگام صحبت بسیار بیشتر از گفته‌ها اثرگذار است. تماس چشمی، لحن و آهنگ صحبت، حرکات دست و حتی طرز نشستن، در رساندن پیام شما به شنونده نقش دارند. برای مثال، وقتی زیاد به چشمان طرف مقابل نگاه کنید (نه اینکه خیره شوید و چشم از او برندارید)، به این معناست که روی این گفت‌وگو متمرکز هستید و مایل به ادامه هستید. از طرف دیگر، اگر طرف گفت‌وگو به چشمان شما نگاه نمی‌کند، ممکن است به معنای ناراحتی یا پنهان‌کردن حقیقت باشد. پس همان‌طور که به رفتار و زبان بدن خود توجه می‌‌کنید، از رفتارهای طرف مقابل نیز غافل نشوید.

علاوه‌بر این، آرام یا بلندبودن صدا نیز باتوجه‌به موقعیت و نقش شما در گفت‌وگو مهم است. حتی مکث‌های بین کلام نیز حاوی پیام برای مخاطب است؛ زیرا تأکید و اهمیت شما به موضوع را می‌رساند.

ارتباط غیرکلامی گاهی نیز ازطریق ایمیل، نامه یا تماس تلفنی برقرار می‌شود. بنابراین، مهم است که مخاطب خود را در نظر بگیرید، بدانید چه اطلاعاتی را می‌خواهید به‌اشتراک بگذارید و بهترین راه برای به‌اشتراک‌گذاری آن‌ها چیست.

بیان روشن و کوتاه

ارتباط کلامی خوب به‌معنای صحبت‌کردن به‌اندازه است. سعی کنید پیام خود را در کمترین کلمه بیان کنید. پیش از صحبت یا حضور در جلسه، حرف‌هایتان را مرور کنید و مطمئن شوید همان چیزی را به زبان می‌آورید که در ذهنتان است.

رفتار دوستانه

رفتار دوستانه دیگران را در برقراری ارتباط صمیمانه و بیان راحت‌تر حرف‌هایشان آزاد می‌گذارد. البته باید بدانید در هر محیط و با هرکسی بسته به جایگاه و موقعیت، چقدر دوستانه برخورد کنید. برای مثال، این صمیمیت در محل کار باید با رفتار مؤدبانه و در چارچوب هنجارها همراه باشد. این رفتار در ارتباط‌های نوشتاری نیز مؤثر است. اگر جمله‌ای متفاوت برای آغاز یا پایان ایمیل به‌کار ببرید، آن را شخصی‌سازی می‌کنید و به گیرنده هم این پیام را منتقل می‌کنید.

واکنش‌هایی مانند لبخندزدن هنگام صحبت، احوالپرسی، تعریف و تمجید از ویژگی‌های مثبت، به برقراری روابط سازنده و اعتماد دوطرفه کمک می‌کند. این رفتار را با به‌خاطرسپردن جزئیاتی که دربارۀ همکار یا دوستتان می‌دانید و خبرگرفتن از آن، تمرین کنید.

اعتمادبه‌نفس

اعتمادبه‌نفس نشان‌دهنده مصمم‌بودن و اطمینان شما از تصمیم یا حرفتان است. درعین‌حال که مراقب هستید پرخاشگر و مغرور به‌نظر نرسید، با لحنی قاطع و محکم حرفتان را بزنید. پرسیدن سؤال از قاطعیت شما می‌کاهد و شما را مردد نشان می‌دهد. به‌ویژه در محل کار، به ایده‌ها یا پیشنهادهایی اهمیت داده می‌شود که با اطمینان گفته می‌شوند. اگر می‌خواهید اعتمادبه‌نفستان را بهبود دهید، زودتر از وقتی که دارید، کارتان را آماده کنید؛ افکار و ایده‌هایتان را در ذهنتان مرور و جمع‌بندی کنید؛ با طرف گفت‌وگو تماس چشمی برقرار کنید؛ صاف بنشینید و به اندازه کافی با صدای بلند و رسا حرفتان را بزنید.

همدلی

همدلی به‌معنای درک احساسات دیگران و پذیرفتن آن‌هاست،‌ حتی اگر با دیدگاه ما همسو نباشد. در این صورت است که پاسخ مناسبی می‌دهید و از پس مدیریت ارتباط یا گفت‌وگو برمی‌آیید. گوش‌دادن فعال نیز در این مسیر کمک‌کننده است و به همدلی بیشتر می‌انجامد. این مهارت هم در روابط بین‌فردی و هم در روابط گروهی مهم است.

پذیرش

اینکه پذیرای گفته‌ها و ایده‌های دیگران باشید، به پرورش افکار شخصی‌تان کمک می‌کند. بهتر است سعی کنید حتی دیدگاه‌های مخالف خودتان را نیز بشنوید تا هم متوجه ضعف‌های خود شوید و هم برای رفع اختلاف‌ها تلاش کنید.

احترام

اگر شغل شما به گونه‌ای است که با مشتری در ارتباط هستید، عملکرد شما در پاسخگویی و رفتار با آن‌ها بسیار مهم و مؤثر است. تا جای ممکن سعی کنید به درخواست‌ها به‌موقع پاسخ بدهید. اگر درخواستی به وقت بیشتر نیاز دارد، بگویید که پیام را دریافت کرده‌اید و مشغول پیگیری آن هستید. هرچه در این‌گونه ارتباط‌ها محترمانه‌تر برخورد کنید، ارتباط سازنده‌تری برقرار می‌شود و مشتری نیز قدردان خواهد بود. حتی در نوشتن پیام یا ایمیل نیز دقت کنید که متنی ویراسته و سازمان‌دهی‌شده بنویسید تا نشان دهید برایتان مهم بوده است.

سویه دیگر رفتار محترمانه،‌ در شروع ارتباط با همکاران است. یکی از نکات کلیدی این است که بدانیم چه زمانی ارتباط را شروع کنیم و چه زمانی به درخواست متقابل پاسخ دهیم. اجازه‌دادن به دیگران برای صحبت و اظهارنظر در گفت‌وگوهای گروهی، وقت‌شناسی، آرامش هنگام گفت‌وگو و عجله‌نداشتن برای رسیدگی به کارهای دیگر، از جمله رفتارهایی است که نشانگر احترام به طرف مقابل است.

بازخورد

همان‌طور که بازخورددادن مهم است، آمادگی برای دریافت آن نیز اهمیت دارد. مدیران و سرپرستان با ارائه بازخورد سازنده به کارمندان، به آن‌ها انگیزه می‌دهند و به پیشرفت افراد و درنتیجه، آن شغل کمک می‌کنند. بازخورد باید به سؤالات پاسخ دهد، راه‌حل ارائه کند یا در جهت تقویت پروژه یا موضوع مدنظر باشد.

به‌طور مشابه، پذیرفتن بازخوردهای دیگران نیز در بهبود روند کاری مؤثر است. به بازخوردها گوش دهید و سؤال بپرسید. از بازخوردهای دیگران یادداشت‌برداری کنید. کمی زمان بگذارید و بازخورد را تجزیه‌وتحلیل کنید و ببینید چگونه می‌توانید آن مهارت‌ها را در آینده به‌کار ببرید.

انتخاب رسانه‌ی مناسب

یکی از مهارت‌های ارتباطی، و مهم در کار گروهی این است که این است که بدانید در هر موقعیت و محیطی از کدام شیوۀ ارتباطی استفاده کنید. برای مثال، برخی گفت‌وگوهای جدی (اخراج، استعفا یا تغییر حقوق) بهتر است حضوری و به‌صورت رودررو باشند. همچنین باید به طرف مقابل فکر کنید. اگر با شخصی پرمشغله سروکار دارید، بهتر است با ایمیل در ارتباط باشید.

مهارت‌های ارتباطی در رزومه و مصاحبه شغلی

۱. مهارت‌های خود را با شغل مدنظر تطابق دهید. فهرست مشاغل را تجزیه‌وتحلیل کنید و به مهارت‌های سخت و مهارت‌های نرمی که در شرح شغل برجسته شده‌اند، توجه کنید. سپس، رزومه و نامه‌تان را شخصی‌سازی کنید تا با نیازهای آن‌ها مطابقت داشته باشد.

۲. مهارت‌های بیشتری را فرابگیرید. مهارت‌های نرمی مانند ارتباط ممکن است در شرح شغل چندان به نظر نیایند؛ اما مدیران استخدام همچنان به آن‌ها علاقه‌مندند.

۳. از مصاحبه‌های شغلی به نفع خود استفاده کنید. مصاحبه‌های شغلی فرصتی را فراهم می‌کند تا نشان دهید مهارت‌های ارتباط کلامی ‌لازم برای موفقیت در شغل را دارید. برای مصاحبه آماده شوید، از قبل تمرین کنید و با دقت و آرامش به سؤالات پاسخ دهید.

۴. وقتی استخدام شدید، متوقف نشوید. از مهارت‌های ارتباطی‌تان در محل کار استفاده کنید. فرصت‌های زیادی برای نشان‌دادن این مهارت‌ها پیش رویتان است.

۵.رزومه‌تان را با ساختار مناسب و بدون اشتباه املایی و دستوری بنویسید. ممکن است بخواهید برخی از مهارت‌های ارتباطی مثبت را نیز در بخش مهارت‌های رزومه بگنجانید.

بهبود مهارت‌های ارتباطی

به رفتارهای اطرافیان و به‌ویژه افراد حرفه‌ای و باتجربه دقت کنید، نحوه برقراری ارتباط‌های آن‌ها را بررسی کنید و ایده بگیرید.

برای دریافت نظر عینی، از دوستتان بازخورد صادقانه بخواهید.

بهبود عادت‌های ارتباطی را تمرین کنید.

در کارگاه‌ها یا کلاس‌های مهارت‌های ارتباطی شرکت کنید.

به دنبال فرصت‌هایی برای برقراری ارتباط باشید.

در مواقع لازم، برای رسیدن به اهداف خود قاطع باشید.