مهارت‌ها

مهارت مدیریت زمان

با آنکه زمانِ دراختیار همه ما یکسان است، برخی از افراد همیشه سر وقت به کارهایشان می‌رسند و بهره‌وری بیشتری دارند. آن‌ها درواقع زمانشان را به‌خوبی مدیریت می‌کنند. مدیریت خوب زمان مستلزم تغییر مهم در تمرکز از فعالیت‌ها به نتایج است: مشغول‌بودن همیشه به‌معنای مؤثربودن نیست. گذراندن روز با فعالیت‌های پراکنده اغلب نتیجه کمتری دارد؛ زیرا توجه خود را بین بسیاری از وظایف مختلف تقسیم می‌کنید. مدیریت زمان به شما امکان می‌دهد هوشمندانه‌تر، نه سخت‌تر، کار کنید تا در زمان کمتر کارهای بیشتری انجام دهید. نتیجه این اتفاق، پیشرفت شغلی و رسیدن به اهداف اصلی است.

مهارت‌های مدیریت زمان

مطالعه اخیر لینکدین نشان می‌دهد مدیریت زمان یکی از پنج مهارت نرم‌ پرتقاضا در سال ۲۰۱۹ است. آنچه مدیریت زمان را مهم‌تر می‌کند، قابلیت اعمال آن در تمام صنایع و موقعیت‌هاست. توانایی مدیریت زمان، امکان استخدام شما را تا حد زیادی افزایش می‌دهد.

مهارت مدیریت زمان شامل مهارت‌های جزئی مختلفی است که به شما کمک می‌کند زمانتان را به‌خوبی مدیریت کنید. برخی از مهم‌ترین مهارت‌های مدیریت زمان عبارتند از:

سازماندهی

منظم‌بودن تصویر واضحی از کار و زمان انجام آن را به شما نشان می‌دهد. سازماندهی خوب به معنای حفظ تقویم به‌روز، پیداکردن بی‌دردسر اسناد، محیطی مرتب و یادداشت‌برداری دقیق و سخت‌گیرانه است.

اولویت‌بندی

اولویت‌بندی مسئولیت‌ها یکی از کلیدهای مدیریت زمان است. راه‌های زیادی برای اولویت‌بندی کارها وجود دارد. برای مثال، ممکن است تصمیم بگیرید کارهای فوری و ساده را تکمیل کنید و بعد به سراغ طولانی‌ترها بروید یا کارها را با حساس‌ترین زمان یا ترکیبی از هر دو اولویت‌بندی کنید.

تعیین هدف

تعیین اهداف اولین قدم برای تبدیل‌شدن به مدیر زمان خوب است. هدف‌گذاری شما را در مسیر رسیدن به هدف اصلی یاری می‌دهد تا بدانید دقیقاً چه چیزی را برای دستیابی به آن اولویت‌بندی کنید.

برقراری ارتباط

توسعۀ مهارت‌های ارتباطی، برنامه‌ها و اهداف شما را برای کسانی که با آن‌ها کار می‌کنید، روشن می‌سازد. همچنین به شما امکان تفویض اختیار می‌دهد تا روی تکمیل مهم‌ترین و مرتبط‌ترین وظایف همسو با اهدافتان تمرکز کنید.

برنامه‌ریزی

بخش اساسی مدیریت زمان، برنامه‌ریزی است. کارآمدبودن در برنامه‌ریزی روز، جلسات و نحوه انجام کارها به شما کمک می‌کند به برنامه خود پایبند باشید. مهم است که برای مدیریت زمان خود و درنهایت، دستیابی به اهدافتان حد و مرزهایی را تمرین کنید.

مدیریت استرس

هنگام تمرین مدیریت زمان، باید مراقب سلامت روان خود نیز باشید. مدیریت استرس شما را باانگیزه نگه می‌دارد تا هنگام انجام برنامه‌ها عملکرد خوبی داشته باشید. ممکن است این کار را با استراحت‌های کوچک در طول روز انجام دهید یا در حین انجام وظایف، به خودتان پاداش‌های کوچک دهید.

اهمیت بهره‌مندی از مهارت‌های مدیریت زمان

مهارت‌های مدیریت زمان مهم‌اند؛ زیرا به شما کمک می‌کنند کار خود را به گونه‌ای ساختار دهید که به اهدافتان برسید. برای مثال، اگر هدف شما کاریابی است، برای به‌روزرسانی رزومه، جست‌وجوی فرصت‌های شغلی، درخواست، تحقیق دربارۀ شرکت‌ها و آماده‌شدن برای مصاحبه به زمان نیاز دارید. اختصاص زمان مشخص در روز به شما کمک می‌کند مراحل لازم برای یافتن شغل را طی کنید.

ازطرف دیگر، اگر شغلی دارید، احتمالاً مسئولیت‌های مختلفی برای کمک به شرکت در دستیابی به اهداف خاص به‌عهدۀ شماست. برای موفقیت در این نقش، حفظ تقویم و جلسات و وظایف ضروری است.

بهبود مهارت‌های مدیریت زمان

با تقویت مهارت‌های مدیریت زمان، به کارمند بهتر و گزینۀ قوی‌تری برای استخدام یا ارتقای شغلی تبدیل می‌شوید. چند روش برای بهبود مهارت‌های مدیریت زمان به شما پیشنهاد می‌کنیم:

۱. اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت تعیین کنید

با تمرین منظم هدف‌گذاری، آنچه برای دستیابی به نتایج خاص باید انجام دهید، برایتان روشن می‌شود. برای رسیدن به اهداف بلندمدت و بزرگ‌تر، اهداف کوچک‌تری را در طول مسیر شناسایی کنید. برای مثال، اگر هدفی شش‌ماهه دارید، شاید لازم باشد اهداف کوچک‌تری را برای بهبود مهارت‌های خاص تعیین کنید. اهداف شما باید مشخص، سنجش‌پذیر، دست‌یافتنی، مرتبط و مبتنی‌بر زمان باشد.

۲. تقویم خود را مدیریت کنید

اختصاص زمان برای تکمیل مهم‌ترین وظایف فهرست کارها، برای مدیریت زمان مهم است. ممکن است در نظر داشته باشید برخی از براکت‌های زمانی را در تقویمتان به‌طور منظم مسدود کنید تا مطمئن شوید بدون حواس‌پرتی یا جلسات زمانی، به برنامه می‌رسید. اگر احساس می‌کنید برخی جلسه‌ها ارزش افزوده یا سودی به‌همراه ندارند، مؤدبانه و با ذکر دلیل، آن‌ها را رد کنید.

۳. وظایفتان را اولویت‌بندی کنید

اولویت‌بندی مهارت دشواری است؛ اما با تمرین آسان‌تر می‌شود. این کار را با تهیه فهرست یا ماتریس اولویت برای ساماندهی وظایف انجام دهید. همه کارها و ملزومات آن‌ها را بنویسید و وظایف فوری‌تر یا آسان‌تر را در اولویت بگذارید. مشورت‌کردن با کسانی که در این کار مهارت و تجربه بیشتری دارند نیز مفید است. توجه به تاریخ‌های سررسید و اینکه کار چگونه بر دیگران و اهداف تجاری تأثیر می‌گذارد، کمک فراوانی می‌کند. اگر هنوز نمی‌توانید به سررسید کارها پایبند باشید، در صورت امکان درخواست تمدید مهلت برای یک کار کنید.

تفاوت بین فوری و مهم را درک کنید. فقط به این دلیل که چیزی فوری است، به این معنی نیست که مهم است. همیشه باید روی چیزهای مهم تمرکز کنید. چیزهایی که نه فوری هستند و نه مهم را نادیده بگیرید.

۴. زمانی که می‌دانید بیشترین بهره‌وری را دارید، کار دشواری انجام دهید

همه ما در ساعات خاصی از روز بیشترین بازدهی را داریم. در صورت امکان، کارهای دشواری را که نیاز به تمرکز کامل دارند، برای این زمان‌ها برنامه‌ریزی کنید. ماتریس اولویت نیز در اینجا کمک می‌کند. اگر فهرستی از کارهای کوچک‌تر، غیرفوری اما مهم دارید، همیشه می‌توانید زمانی که یک لحظه وقت خالی دارید اما از انجام کارهای پیچیده ناتوان هستید، از بین آن‌ها انتخاب کنید.

گنجاندن توانایی مهارت‌های مدیریت زمان در رزومه

فهرست‌کردن کلمه کلیدی مدیریت زمان در میان بقیه مهارت‌ها، ممکن است در نگاه اول کمک کننده باشد؛ اما هنگامی که در مصاحبه‌ی شغلی مدیران شرکت شروع به بررسی رزومه شما کنند، به دنبال اثبات آن خواهند بود. شما باید نمونه‌های واقعی از مهارت‌های مدیریت زمان ارائه دهید. بهترین مکان برای انجام آن هم شرح مشاغل و دستاوردهای گذشته شما در قسمت «تجربه کاری» است.

در این مورد میتوانید از مقاله‌ی زیر هم کمک بگیرید:

چطور مهارت‌ها و توانایی‌ها خود را دررزومه بنویسیم؟

نمونه‌های رزومه

دبیر، منشی

سیستم رزرو قرار ملاقات جدید را به‌صورت آزمایشی اجرا کردم که کارایی دفتر را تا ۱۵درصد افزایش داد.

دو سرپرست برای نگهداری دقیق سوابق من را تحسین کرده‌اند.

دستیار اجرایی

مدیریت برنامه‌های پرمشغله و برنامه‌های سفر مدیران شرکت در حین انجام وظایف اداری عمومی.

طراحی سیستم جدید ارتباط داخلی بین دستیاران برای صرفه‌جویی در چهار ساعت کاری در هفته.

 مدیر پروژه

پروژه بسیار موفقی را به مدت سه سال مدیریت کردم با نتیجه بهبود کیفی تا ۳۲درصد، کاهش زمان ۱۲درصد، کاهش هزینه‌ها ۴۸درصد.

پرسش‌ها و پاسخ‌های مصاحبه مدیریت زمان

فرض می‌کنیم توضیحات مربوط به مدیریت زمان و مهارت‌های اولویت‌بندی خود را در رزومه ثبت کرده‌اید و به مرحله مصاحبه رسیده‌اید. اکنون کارفرماها به احتمال زیاد می‌خواهند سؤالات دقیق‌تری درباره چگونگی مدیریت زمان بپرسند. سؤالات مصاحبه درباره مدیریت زمان معمولاً در دسته سؤالات مصاحبه موقعیتی قرار می‌گیرد. در زیر نمونه‌هایی از سؤالات مصاحبه مدیریت زمان را مرور می‌کنیم.

۱. از تجربه‌تان هنگام مواجهه با حجم کاری سنگین بگویید. (این سؤال بیشتر بر مهارت‌های اولویت‌بندی متمرکز است.)

پاسخ درست: ما هم‌زمان سه سفارش بزرگ داشتیم. من کمترین کار را به دستیار ارشد واگذار کردم و برای انجام کارهای غیر فوری و فوری برنامه‌ریزی کردم. ما هر دو سفارش را به‌موقع تحویل گرفتیم.

پاسخ اشتباه: هم‌زمان چند سفارش بزرگ داشتیم. من اضافه کار کردم و همه‌چیز را انجام دادیم.

پاسخ اول دو مهارت عالی مدیریت زمان را نشان می‌دهد: اولویت‌بندی و تفویض اختیار. (درواقع، مهارت‌های مدیریت عمومی‌ را نیز نشان می‌دهد!)

در پاسخ دوم، اضافه‌کاری ممکن است نشان‌دهنده فداکاری باشد؛ اما دقیقاً برعکسِ مدیریت مؤثر زمان در محل کار است.

۲. وقتی کارهای زیادی برای انجام‌دادن داشتید، چگونه مشکل را حل کردید؟

پاسخ درست: بخش ما کوچک شد و من دوبرابر حجم کاری معمولی‌ام را گرفتم. با یافتن نرم‌افزار جدید و ساختن سیستم جدید برای مرتب‌سازی مصاحبه‌ها، راه‌هایی برای انجام سریع‌تر کارها پیدا کردم. با همین تلاش توانستم دو بار کار را انجام دهم.

پاسخ اشتباه: در طول تعطیلات، من خیلی بیشتر از حد معمول کار داشتم. ازآنجاکه این به‌معنای اضافه‌کاری هرروزه است، سرپرست‌ها را متقاعد کردم برخی از وظایف را نمی‌شود در مهلت مقرر انجام داد و آن‌ها با استدلال من موافقت کردند.

پاسخ درست نمونه کاملی از حل مسئله و تفکر خلاق است. پاسخ اشتباه هم درواقع وحشتناک نیست؛ اما گاهی اوقات لازم است برخی از پروژه‌ها را رها کنید و وقتی زمان آن فرا رسید، مشغولش شوید.