اداری

نمونه رزومه دستیار اداری؛ نکات و دانلود قالب آماده

دستیاران اداری، افرادی هستند که به خوبی از انجام چند کار به طور همزمان برمی‌آیند و به راحتی می‌توانند کارها را اولویت‌بندی کنند. این افراد نقش مهمی در پیش‌برد امور جاری سازمان دارند تا کارها بدون اشکال و با کیفیت خوبی انجام شوند.

این افراد، بسته به‌نوع پشتیبانی اداری مورد نیاز می‌توانند وظایف بسیار گسترده‌ای داشته باشند. اگر به دنبال یافتن شغلی در زمینه دستیار اداری هستید، رزومه‌ای که متناسب با توانایی‌ها و تجربه‌های‌تان باشد، به شما در دستیابی به این شغل، کمک شایانی خواهد کرد.

در ادامه نکاتی برای نوشتن یک رزومه حرفه‌ای دستیار اداری آورده‌ایم.

دستیار اجرایی

به کلمات کلیدی حوزه دستیار اداری اشاره کنید.

کلمات کلیدی، کلماتی مرتبط با حوزه و تخصص موردنظر شماست که از اهمیت بیشتری برخوردار است. بودن این کلمات در رزومه، نشان‌دهنده فعالیت‌ها و تخصص شما در آن حوزه است. با توجه به توانایی‌ها و مهارت‌های شما و شرح شغلی موردنظرتان، کلمات کلیدی متفاوتی دارای اهمیت و توجه هستند.

باید به دنبال فرصت‌هایی باشید تا از کلمات کلیدی در رزومه خود استفاده کنید. بهتر است کلمات کلیدی به صورتی نامحسوس در عناوین دستاوردها و تجربه‌های شغلی‌تان تلفیق شوند. کلمات کلیدی را می‌توانید با حروف توپر (بولد) بنویسید. این یک راهکار بسیار موثر است که هم چگالی کلمات کلیدی در رزومه شما را افزایش می‌دهد و هم قابلیت جستجوی سریع در رزومه را افزایش می‌دهد. خوانندگان می‌توانند با مرور سریع کلمات کلیدی، فوراً به تخصص و تمایز شما نسبت به رقبا پی ببرند.

در ادامه لیستی از پرکاربردترین کلمات کلیدی حوزه دستیار اجرایی را آماده کرده‌ایم.

مدیریت و بایگانی اطلاعاتمدیریت تقویم جلساتمدیریت موجودیویرایش و نگارشصدور صورت‌حساب
مهارت ارتباطی (کتبی و کلامی)دانش کسب‌وکاراولویت‌بندی و حل مسئلهتحقیق و پژوهشخدمات مشتریان
رفتار حرفه‌ایتوجه به جزئیاتهوش هیجانیکار تیمی و تفویض مسئولیتتنظیم قرارهای ملاقات
امور اداری و دفتریگزارش‌نویسی و صورت‌جلسهپاسخگویینرم‌افزارهای مایکروسافت آفیسارتباط با تیم‌ها و واحدها
پیگیری امور اجراییترتیب دادن سفرهای کاریانعطاف‌پذیریدقت به جزئیات

دستاوردهای خود را برجسته کنید.

هنگامی که در حال تهیه نکات کلیدی رزومه خود هستید، سعی کنید برای هر یک از وظایف شغلی خود تا جای ممکن، معیاری تعیین کنید. می‌توانید هنگام نوشتن دستاوردهای‌تان، این سوالات را از خود بپرسید: خروجی کارهای نامه‌نگاری و بایگانی شما چه بوده است؟ چه میزان بهبود در فرآیندها و خروجی‌های مختلف ایجاد شده است؟ میزان تعاملات و تعداد نامه‌ها، گزارش‌ها و تماس‌های موفق شما چه بوده و چه دستاورد ویژه‌ای برای شرکت ایجاد کرده است؟ راهکارهای شما باعث چه میزان صرفه‌جویی در کارهای اداری یا زمان همکاران شما شده است؟

 بنابراین می‌توانید به جای نوشتن یک نکته کلیدی مانند «نگارش اسناد اداری»، بگویید: « نگارش اسناد مختلف مانند مکاتبات، پیش‌نویس‌ها، یادداشت‌ها و ایمیل‌ها و تهیه ۳ گزارش در هفته برای مدیریت». برای این مورد می‌توانید از فرمول ساده زیر نیز کمک بگیرید:
وظیفه شغلی + فعل و عمل انجام‌شده + خروجی یا دستاورد

به مهارت‌ها و آموزش‌های خود اشاره کنید.

رزومه دستیاران اداری باید به‌ خوبی مهارت‌های بین‌فردی، دقت، توجه به ‌جزئیات، پشتکار و مهارت کار با رایانه‌ را در بر بگیرد. در رزومه‌ خود لازم است علاوه بر تحصیلات رسمی به سایر آموزش‌ها یا کارهای داوطلبانه‌تان اشاره کنید.

ممکن است در دوره آموزشی کار با رایانه شرکت کرده باشید یا مهارت کار با ابزارهای مدیریت کارها و برنامه‌ریزی را بدانید. همچنین ممکن است مطالعات یا مهارت‌هایی در زمینه ارتباط با مشتریان و آداب حرفه‌ای امور اداری کسب کرده باشید و مهارت نحوه نگارش و ارسال صحیح ایمیل و پاسخ‌های تلفنی را به خوبی داشته باشید. سعی کنید با توجه به شغلی که برای آن رزومه می‌فرستید و نیازمندی‌های آن به مهارت‌ها و آموزش‌های مرتبط اشاره کنید و از درج مهارت‌های بیش از حد و طولانی پرهیز کنید.

دستیار اداری

اگر اولین بار است که زمینه اداری رزومه می‌نویسید…

اگر شما در ابتدای مسیر شغلی خود و در جستجوی اولین شغل خود هستید  و علاقه دارید در زمینه اداری فعالیت کنید، لازم است چند نکته را در نظر داشته باشید:

تخصص و مهارت‌های خود را در رزومه‌تان پررنگ کنید. هر چقدر بهتر بتوانید تخصص و دانش فنی خود را در رزومه بیان کنید، استخدام‌کنندگان بهتر می‌توانند درباره ارزش و تجربیات شما بدانند و به طور موثرتری در مورد استخدام شما تصمیم‌گیری کنند. حتی اگر به صورت رسمی کارهای اداری را تجربه نکرده‌اید در رزومه خود به فعالیت‌های مرتبطتان اشاره کنید. آیا تجربه کار ثبت داده‌ها یا فروش در یک بازارچه خیریه را داشته‌اید؟ آیا تاکنون برای یک برگزاری یک رویداد برنامه‌ریزی کرده‌اید؟ آیا توانایی کار با رایانه و ابزارهای لازم در محیط اداری را دارید؟ سعی کنید به تجربیات خود به خوبی اشاره کنید و جزئیات آن را به خوبی بیان کنید.

اگر نمی‌دانید که کدام مهارت‌ها یا تخصص‌های خود را بیان کنید، چند شرح شغلی کارشناس و دستیار امور اداری را در آگهی‌های استخدامی بخوانید تا ببینید که چه چیزی بیشتر از همه برای آن‌ها اهمیت دارد. سپس با توجه به آن‌ها و توانمندی‌ها و مهارت‌های خود، رزومه‌تان را ویرایش کنید.

شرح مختصری از خود ارائه دهید. نوشتن خلاصه رزومه به شما کمک خواهد تا به بهترین شکل ممکن، علت درخواست برای این شغل یا تغییر مسیر شغلی خود را توضیح دهید. هرچقدر مهارت‌ها و تجربه‌هایتان بی‌ارتباط با این موقعیت شغلی باشد، باز هم با نوشتن یک خلاصه می‌توانید آن‌ها را قانع کنید تا شما را استخدام کنند. در خلاصه رزومه خود به مهارت‌های نرم، تجربیات مرتبط و اهدافتان را بنویسید. این خلاصه باید روان و کوتاه نوشته شود، شاید فقط چند جمله.

خلاصه رزومه می‌تواند پلی بین شرایط و تجربه کنونی شما و آنچه می‌خواهید در آینده انجام دهید و به آن دست یابید، ایجاد کند. بنابراین مناسب است در رزومه خود کمی درباره این که شما چه کسی هستید و به کجا می‌روید و چرا فعالیت در زمینه اداری را در این مسیر انتخاب کرده‌اید، بنویسید.

ممکن است چیزی مانند این بگویید: من به دانشجوی سال دوم دانشگاه هستم. فردی پرانرژی و پرتلاش هستم و تجربه‌هایی در امور اداری و کارهای اجرایی داشته‌ام.  همکاری در برگزاری رویدادهای مرکز کارآفرینی دانشگاه و همکاری در ثبت و نگهداری اطلاعات شرکت‌کنندگان دوره‌های آموزشی و ارسال ایمیل‌های نظرسنجی و اطلاع‌رسانی دوره‌ها را نیز انجام داده‌ام. من به دنبال رشد و پیشرفت شغلی هستم و برای شروع مسیر حرفه‌ای خود تمایل دارم به‌عنوان دستیار اداری مشغول به فعالیت شوم.

اگر برای اولین بار است که رزومه می‌نویسید، مقاله «ساخت یک رزومه حرفه‌ای از صفر مطلق تا صد!» را از دست ندهید.

کلام آخر

اگر علاقه‌مند به این شغل هستید و توانایی‌های متناسب با آن را دارید، هم‌اکنون می‌توانید رزومه خود را آماده کنید. بهتر است در تهیه رزومه از مهارت‌ها و تجربیات خود صادقانه و با جزئیات لازم صحبت کنید. علاوه بر اینها توجه کنید که:

۱. رزومه‌‌تان را تک‌صفحه‌ای تهیه کرده و آن را بر اساس سلسله مراتب تاریخی بنویسید.

استخدام‌کنندگان رزومه‌هایی را که سریع‌تر و آسان‌تر خوانده می‌شود، بهتر بررسی می‌کنند. حقیقت این است که آن‌ها در طول روز، صدها رزومه دریافت می‌کنند و وقت کافی برای خواندن یک رزومه طولانی و پیچیده را ندارند.

۲. رزومه خود را بازخوانی کنید.

پیش از ارسال رزومه، حتما چند بار آن را بازخوانی کنید. گاهی کوچک‌ترین اشتباهی در رزومه فرصت استخدام را از شما می‌گیرد. حتی می‌توانید از یکی از اعضای خانواده خود یا دوستان و همکارانتان بخواهید تا آن را برای شما بررسی کنند.

می‌توانید از نمونه رزومه زیر نیز برای نوشتن رزومه خود راهنمایی بگیرید.

نمونه رزومه دستیار اداری