اداری

نمونه رزومه دستیار اجرایی؛ نکات و دانلود قالب آماده

به عنوان یک دستیار اجرایی، شما همواره با درخواست‌ها و انتظارات مختلفی از مدیرتان سر و کار خواهید داشت. مهارت حل مسائل و اجرای امور مختلف به‌طور همزمان باید از تخصص‌های اصلی شما باشد. یکی از مهم‌ترین خصوصیات دستیار اجرایی، توانایی مدیریت هر شرایطی‌ست و این توانایی نیازمند یادگیری مهارت‌های بسیار است.

اگر به دنبال یافتن شغلی در زمینه‌ای اجرایی هستید، رزومه‌ای که متناسب با توانایی‌ها و تجربه‌های‌تان باشد، به شما در دستیابی به این شغل، کمک شایانی خواهد کرد.

در ادامه نکاتی برای نوشتن یک رزومه حرفه‌ای دستیار اجرایی آورده‌ایم.

دستیار اجرایی

عمده مسئولیت‌های دستیار اجرایی چیست؟

موقعیت شغلی دستیار اجرایی، مسئولیت‌های زیادی را از مدیریت تقویم مدیرعامل تا انجام درخواست‌های مختلف او را در بر می‌گیرد که به برخی از این موارد در ادامه اشاره شده است:

  • مدیریت تقویم و برنامه روزانه مدیر عامل، از جمله برنامه‌ریزی جلسات روزانه و تماس‌های ضروری
  • برنامه‌ریزی سفرهای کاری و تجاری و رزرو بلیت هواپیما، هتل‌ها و ترتیب دادن جلسات موردنیاز
  • پاسخگویی به درخواست‌های مدیرعامل برای کسب اطلاعات از سایر تیم‌های داخلی شرکت و جمع‌آوری داده‌ها
  • آماده‌سازی و تهیه گزارش‌های مشخص روزانه
  • برنامه‌ریزی و سازماندهی جلسات هیئت‌مدیره

به نکات و عبارات کلیدی شغل دستیار اجرایی حتما اشاره کنید.

کلمات کلیدی، کلماتی مرتبط با حوزه و تخصص موردنظر شماست که از اهمیت بیشتری برخوردار است. بودن این کلمات در رزومه، نشان‌دهنده فعالیت‌ها و تخصص شما در آن حوزه است. با توجه به توانایی‌ها و مهارت‌های شما و شرح شغلی موردنظرتان، کلمات کلیدی متفاوتی دارای اهمیت و توجه هستند.

باید به دنبال فرصت‌هایی باشید تا از کلمات کلیدی در رزومه خود استفاده کنید. بهتر است کلمات کلیدی به صورتی نامحسوس در عناوین دستاوردها و تجربه‌های شغلی‌تان تلفیق شوند. کلمات کلیدی را می‌توانید با حروف توپر (بولد) بنویسید. این یک راهکار بسیار موثر است که هم چگالی کلمات کلیدی در رزومه شما را افزایش می‌دهد و هم قابلیت جستجوی سریع در رزومه را افزایش می‌دهد. خوانندگان می‌توانند با مرور سریع کلمات کلیدی، فوراً به تخصص و تمایز شما نسبت به رقبا پی ببرند. در ادامه تعدادی از کلمات کلیدی و متداول در رزومه دستیار اجرایی آمده است:

Microsoft Word/Excel/PowerPointمدیریت تقویمسیستم‌های اشتراک فایلOutlook
سیستم مدیریت داده و اطلاعاتاولویت‌بندی و تصمیم‌گیریسازمان‌دهی و برنامه‌ریزیحل مسئله
مدیریت و هماهنگی رویدادگزارش‌نویسینامه‌نگاری اداریمهارت‌های ارتباطی
هوش عاطفیتوجه به جزئیاتانعطاف‌پذیریکار تیمی

دستاوردهای خود را برجسته کنید.

هنگامی که در حال تهیه نکات کلیدی رزومه خود هستید، سعی کنید برای هر یک از وظایف شغلی خود تا جای ممکن، معیاری تعیین کنید. می‌توانید هنگام نوشتن دستاوردهای‌تان، این سوالات را از خود بپرسید: خروجی هریک از مسئولیت‌های من چگونه بوده است؟ چه تعداد جلسه به صورت روزانه یا در هفته برنامه‌ریزی کرده‌ام؟ با چه افرادی و تیم‌هایی در ارتباط بوده‌ام؟ میزان و کیفیت برنامه‌ریزی سفرهای کاری چگونه و دارای چه اقداماتی بوده است؟

 بنابراین می‌توانید به جای نوشتن یک نکته کلیدی مانند «برنامه‌ریزی‌های سفر»، بگویید: «برنامه‌ریزی کامل سفرهای کاری و تجاری مدیر ارشد فروش شامل انجام هماهنگی‌های اداری و سازمانی، تهیه بلیط‌ها و انتخاب و رزرو هتل برای میانگین پنج سفر در هر ماه». برای این مورد می‌توانید از فرمول ساده زیر نیز کمک بگیرید:
وظیفه شغلی + فعل و عمل انجام‌شده + خروجی یا دستاورد

به مهارت‌ها و آموزش‌های خود اشاره کنید.

رزومه دستیاران اجرایی باید به‌ خوبی مهارت‌های بین‌فردی، برنامه‌ریزی، پشتکار، مهارت‌های اداری و مهارت کار با رایانه‌ را در بر بگیرد. در رزومه‌ خود لازم است علاوه بر تحصیلات رسمی به سایر آموزش‌ها یا کارهای داوطلبانه‌تان اشاره کنید.

ممکن است در دوره آموزشی کار با رایانه شرکت کرده باشید یا مهارت کار با ابزارهای مدیریت امور و برنامه‌ریزی را بدانید. همچنین ممکن است مطالعات یا مهارت‌هایی در مدیریت داده‌ها و فایل‌ها و آداب حرفه‌ای امور اداری کسب کرده باشید و مهارت برنامه‌ریزی، نحوه نگارش و ارسال صحیح ایمیل و پاسخ‌های تلفنی را به خوبی داشته باشید. سعی کنید با توجه به شغلی که برای آن رزومه می‌فرستید و نیازمندی‌های آن به مهارت‌ها و آموزش‌های مرتبط اشاره کنید و از درج مهارت‌های بیش از حد و طولانی پرهیز کنید.

دستیار اجرایی

اگر اولین بار است که برای شغل دستیار اجرایی رزومه می‌نویسید…

اگر شما در ابتدای مسیر شغلی خود و در جستجوی اولین شغل خود هستید یا یک متخصص باتجربه‌اید که به دنبال تغییر مسیر شغلی‌تان به سمت حوزه اجرایی هستید، چند نکته وجود دارد که لازم است در نظر داشته باشید:

تخصص و مهارت‌های خود را در رزومه‌تان پررنگ کنید. هر چقدر بهتر بتوانید مهارت‌ها و تخصص خود را در رزومه بیان کنید، استخدام‌کنندگان بهتر می‌توانند درباره ارزش و تجربیات شما بدانند و به طور موثرتری در مورد استخدام شما تصمیم‌گیری کنند. حتی اگر به صورت حرفه‌ای امور را تجربه نکرده‌اید احتمالا شما تجربه یک کار پاره‌وقت یا دوره کارآموزی فعالیت اجرایی داشته‌اید و می‌توانید در رزومه خود به فعالیت‌های مرتبطتان اشاره کنید. اگر هم هیچ تجربه کاری ندارید، پروژه‌های مربوط به مدرسه و دانشگاه، کارهای داوطلبانه یا به دوره‌هایی که ممکن است در آن‌ها شرکت کرده باشید اشاره کنید.

اگر نمی‌دانید که کدام مهارت‌ها یا تخصص‌های خود را بیان کنید، چند شرح شغلی دستیار اجرایی را در آگهی‌های استخدامی بخوانید تا ببینید که چه چیزی بیشتر از همه برای آن‌ها اهمیت دارد. سپس با توجه به آن‌ها و توانمندی‌ها و مهارت‌های خود، رزومه‌تان را ویرایش کنید.

شرح مختصری از خود ارائه دهید. نوشتن خلاصه رزومه به شما کمک خواهد تا به بهترین شکل ممکن، علت درخواست برای این شغل یا تغییر مسیر شغلی خود را توضیح دهید. هرچقدر مهارت‌ها و تجربه‌هایتان بی‌ارتباط با این موقعیت شغلی باشد، باز هم با نوشتن یک خلاصه می‌توانید آن‌ها را قانع کنید تا شما را استخدام کنند. در خلاصه رزومه خود به مهارت‌های نرم، تجربیات مرتبط و اهدافتان را بنویسید. این خلاصه باید روان و کوتاه نوشته شود، شاید فقط چند جمله.

خلاصه رزومه می‌تواند پلی بین شرایط و تجربه کنونی شما و آنچه می‌خواهید در آینده انجام دهید و به آن دست یابید، ایجاد کند. بنابراین مناسب است در رزومه خود کمی درباره این که شما چه کسی هستید و به کجا می‌روید و چرا حوزه اجرایی را برای شروع و ادامه مسیر خود انتخاب کرده‌اید، بنویسید.

ممکن است چیزی مانند این بگویید: من دانشجوی سال آخر کارشناسی و فردی باانرژی و مشتاق کسب تجربه‌های جدید هستم. تجربه‌هایی در امور اجرایی و اداری داشته‌ام؛ همکاری با انجمن علمی دانشکده صنایع در برنامه‌ریزی و اجرای رویدادهای دانشجویی و همکاری در ثبت و مستندسازی اطلاعات مربوط به رویدادها از جمله این کارها بوده است. من به دنبال رشد و پیشرفت شغلی و کسب تجربه‌های جدید هستم و برای شروع مسیر حرفه‌ای خود تمایل دارم به‌عنوان دستیار اجرایی مشغول به فعالیت شوم.

اگر برای اولین بار است که رزومه می‌نویسید، مقاله «ساخت یک رزومه حرفه‌ای از صفر مطلق تا صد!» را از دست ندهید.

کلام آخر

اگر علاقه‌مند به این شغل هستید و توانایی‌های متناسب با آن را دارید، هم‌اکنون می‌توانید رزومه خود را آماده کنید. بهتر است در تهیه رزومه از مهارت‌ها و تجربیات خود صادقانه و با جزئیات لازم صحبت کنید. علاوه بر اینها توجه کنید که:

۱. رزومه‌‌تان را تک‌صفحه‌ای تهیه کرده و آن را بر اساس سلسله مراتب تاریخی بنویسید.

استخدام‌کنندگان رزومه‌هایی را که سریع‌تر و آسان‌تر خوانده می‌شود، بهتر بررسی می‌کنند. حقیقت این است که آن‌ها در طول روز، صدها رزومه دریافت می‌کنند و وقت کافی برای خواندن یک رزومه طولانی و پیچیده را ندارند.

۲. رزومه خود را بازخوانی کنید.

پیش از ارسال رزومه، حتما چند بار آن را بازخوانی کنید. گاهی کوچک‌ترین اشتباهی در رزومه فرصت استخدام را از شما می‌گیرد. حتی می‌توانید از یکی از اعضای خانواده خود یا دوستان و همکارانتان بخواهید تا آن را برای شما بررسی کنند.

می‌توانید از نمونه رزومه زیر نیز برای نوشتن رزومه خود راهنمایی بگیرید.

نمونه رزومه دستیار اجرایی